Privacyverklaring

Wie wij zijn

notarmark B.V. i.o. (in oprichting), [ADRES], KvK [KVK]. Je bereikt ons via support@notarmark.eu.

notarmark is een dienst om documenten elektronisch te laten ondertekenen. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.

Voor wie deze verklaring is

• Bezoekers van notarmark.eu en de andere notarmark-domeinen.
• Klanten en gebruikers: mensen die een account hebben en documenten versturen.
• Ondertekenaars: mensen die een document via notarmark tekenen op uitnodiging van een klant.

Onze rol

• Voor accounts, de website, facturatie en de beveiliging van onze dienst zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
• Voor de documenten die een klant uploadt en de gegevens van de ondertekenaars die de klant opgeeft, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de klant. Heb je als ondertekenaar een vraag over een document, neem dan eerst contact op met de partij die je het document stuurde.
• Voor de bewijsgegevens van het ondertekenen bepalen wij mede welke gegevens nodig zijn om later te kunnen aantonen wie wanneer tekende.

Welke gegevens wij verwerken

Als je onze website bezoekt

• IP-adres, browsertype en de pagina's die je bekijkt, in serverlogs.
• Gegevens die je invult in een formulier, zoals de aanmelding als partnerkantoor: kantoornaam, je naam, e-mailadres en KvK-nummer.

Als je een account hebt

• E-mailadres, naam, bedrijfsnaam, KvK-nummer en factuurgegevens.
• Gegevens over je gebruik: welke documenten je verstuurt, aan wie en wanneer, en de status ervan.
• Inloggegevens: tijdstip van inloggen, IP-adres en browsergegevens.

Als je een document ondertekent

• Je naam en e-mailadres, zoals de afzender die opgaf.
• Wat je invult in het document: handtekening (getekend of getypt), paraaf, tekst en vinkjes.
• Bewijsgegevens: je IP-adres, browsergegevens (user agent), de tijdstippen waarop je het document opende, een code aanvroeg, de code invoerde en tekende, en de hashwaarde (een digitale vingerafdruk) van het document voor en na ondertekening.

Wij vragen geen identiteitsbewijs, geen BSN en geen bankgegevens van ondertekenaars.

Waarom wij deze gegevens gebruiken

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.

Met wie wij gegevens delen

Wij gebruiken deze leveranciers. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht.

Het zegelen van documenten gebeurt met de open-source software EU DSS op onze eigen server. Aan Digidentity sturen wij alleen een hashwaarde van het document, niet het document zelf.

Foutmeldingen van de software verwerken wij met de open-source software Bugsink, ook op onze eigen server. Die gegevens gaan niet naar een andere leverancier.

Wij geven gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wij delen gegevens met overheden alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Getekende documenten en bewijsgegevens: zolang het account van de klant actief is, plus 30 dagen om te exporteren na opzegging. De bewijsgegevens bewaren wij net zo lang als het document zelf.
• Opslag boven 100 MB op het gratis plan: 30 dagen na de melding, met een wekelijkse herinnering, daarna verwijderd.
• Accountgegevens: tot 30 dagen na het sluiten van het account.
• Facturen: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Serverlogs: [TERMIJN, bijvoorbeeld 90 dagen].
• Foutmeldingen: 30 dagen, daarna automatisch verwijderd.
• Inlog- en ondertekencodes: zijn kort geldig en worden na gebruik ongeldig gemaakt.

Hoe wij je gegevens beveiligen

• Documenten worden versleuteld voordat ze worden opgeslagen.
• Al het verkeer loopt via een versleutelde verbinding (HTTPS).
• Servers staan in de EU. Back-ups zijn ook versleuteld.
• Toegang tot systemen is beperkt tot wie het nodig heeft en wordt gelogd.
• Elk getekend document krijgt een elektronisch zegel en een tijdstempel, zodat een latere wijziging zichtbaar is.

Cookies

Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en de dienst te laten werken. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te beperken, om bezwaar te maken en om je gegevens mee te nemen.

• Ben je klant of websitebezoeker, mail dan naar support@notarmark.eu. Wij reageren binnen een maand.
• Ben je ondertekenaar, neem dan contact op met de partij die je het document stuurde. Die partij is verantwoordelijk voor het document. Wij helpen die partij bij je verzoek. Je mag ons ook mailen; wij sturen je verzoek dan door.

Let op: een getekend document en de bewijsgegevens kunnen niet zomaar worden gewijzigd of verwijderd zolang de afzender ze nodig heeft als bewijs.

Klacht

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Bij een belangrijke wijziging mailen wij klanten vooraf.