Verwerkersovereenkomst

Partijen

1. De klant, de onderneming die een account bij notarmark heeft, hierna "Verwerkingsverantwoordelijke".
2. notarmark B.V. i.o. (in oprichting), [ADRES], KvK [KVK], hierna "Verwerker".

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van notarmark en de overeenkomst die partijen hebben gesloten over het gebruik van de dienst ("de Overeenkomst"). Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor.

Artikel 1. Begrippen

Begrippen uit de AVG, zoals persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens, hebben de betekenis uit de AVG.

• Dienst: de online dienst van notarmark voor het elektronisch laten ondertekenen, bewaren en controleren van documenten.
• Subverwerker: een derde die Verwerker inschakelt voor de verwerking van persoonsgegevens namens Verwerkingsverantwoordelijke.
• Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 12 AVG.

Artikel 2. Onderwerp en instructies

2.1 Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens Verwerkingsverantwoordelijke en op basis van diens schriftelijke instructies. Het gebruik van de dienst volgens de Overeenkomst geldt als instructie.

2.2 Welke gegevens, van wie, voor welk doel en hoe lang: zie bijlage 1.

2.3 Verwerker verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, behalve voor zover nodig om de dienst te beveiligen, fouten op te lossen en de werking van de dienst te kunnen aantonen.

2.4 Als Verwerker meent dat een instructie in strijd is met de AVG, laat Verwerker dat direct weten.

2.5 Als een wettelijke plicht Verwerker dwingt tot een verwerking, meldt Verwerker dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

Artikel 3. Verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke

3.1 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat er een rechtmatige grondslag is voor de verwerking en dat de betrokkenen, zoals ondertekenaars, goed zijn geïnformeerd.

3.2 Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt zelf welke documenten en gegevens worden geüpload. Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, en het BSN horen niet in documenten, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke daar een wettelijke grondslag voor heeft.

Artikel 4. Geheimhouding

4.1 Verwerker houdt de persoonsgegevens geheim. Iedereen die bij Verwerker toegang heeft tot de persoonsgegevens, is aan geheimhouding gebonden.

Artikel 5. Beveiliging

5.1 Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG. Bijlage 2 beschrijft die maatregelen.

5.2 Verwerker mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet omlaag gaat.

Artikel 6. Subverwerkers

6.1 Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in bijlage 3.

6.2 Verwerker meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 30 dagen vooraf per e-mail. Verwerkingsverantwoordelijke mag binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst kosteloos beëindigen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

6.3 Verwerker legt subverwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst.

6.4 Verwerker laat geen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke daar vooraf schriftelijk mee instemt en er passende waarborgen zijn volgens hoofdstuk V AVG.

Artikel 7. Rechten van betrokkenen

7.1 Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie en verwijdering, voor zover dat redelijk is.

7.2 Komt een verzoek rechtstreeks bij Verwerker binnen, dan stuurt Verwerker het door naar Verwerkingsverantwoordelijke en reageert Verwerker niet inhoudelijk zonder instructie.

7.3 De dienst biedt zelf functies om documenten en bewijsgegevens te exporteren en te verwijderen.

Artikel 8. Datalekken

8.1 Verwerker meldt een datalek aan Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat Verwerker het datalek heeft ontdekt.

8.2 De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het betreft, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen, en een contactpersoon. Ontbrekende informatie volgt zo snel mogelijk.

8.3 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Verwerker meldt zelf niets aan de toezichthouder of betrokkenen namens Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet dat eist.

8.4 Verwerker houdt een register bij van alle datalekken.

Artikel 9. Bijstand en audit

9.1 Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en voorafgaande raadpleging, voor zover het de dienst betreft.

9.2 Verwerker geeft op verzoek de informatie die nodig is om naleving van deze verwerkersovereenkomst aan te tonen.

9.3 Verwerkingsverantwoordelijke mag eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van minstens 30 dagen. De kosten zijn voor Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming aantoont.

Artikel 10. Duur, teruggave en verwijdering

10.1 Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang Verwerker persoonsgegevens verwerkt namens Verwerkingsverantwoordelijke.

10.2 Na het einde van de Overeenkomst kan Verwerkingsverantwoordelijke 30 dagen lang de documenten en bewijsgegevens exporteren. Daarna verwijdert Verwerker de persoonsgegevens, inclusief kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

10.3 Back-ups worden verwijderd volgens de normale back-upcyclus van [TERMIJN, bijvoorbeeld 30 dagen].

10.4 Op verzoek bevestigt Verwerker de verwijdering schriftelijk.

Artikel 11. Wijzigingen

11.1 Partijen passen deze verwerkersovereenkomst aan als de wet of de dienst daar aanleiding toe geeft. Verwerker meldt wijzigingen minstens 30 dagen vooraf.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

12.1 Voor aansprakelijkheid geldt de regeling uit de algemene voorwaarden van notarmark, artikel 11.

Artikel 13. Toepasselijk recht

13.1 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de rechter die in de algemene voorwaarden is aangewezen.

---

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

Aard en doel: documenten elektronisch laten ondertekenen, het ondertekenen vastleggen, documenten verzegelen met een elektronisch zegel en tijdstempel, en getekende documenten bewaren en beschikbaar stellen.

Categorieën betrokkenen:

• Gebruikers van de klant (medewerkers)
• Ondertekenaars (klanten, leveranciers, medewerkers of andere relaties van de klant)
• Personen die in de inhoud van documenten voorkomen

Categorieën persoonsgegevens:

• Naam en e-mailadres van gebruikers en ondertekenaars
• Ingevulde velden: handtekening (getekend of getypt), paraaf, tekst, keuzevakjes
• Bewijsgegevens: IP-adres, browsergegevens (user agent), tijdstippen van openen, codeverzoek, code-invoer en ondertekenen, gebeurtenissen rond de verificatiecode, hashwaarden van het document
• De inhoud van documenten, zoals de klant die uploadt. Verwerker kent die inhoud niet en beoordeelt haar niet.

Bewaartermijnen (besloten 1 november 2026):

• Documenten en bewijsgegevens: zolang het account actief is, plus 30 dagen exporttermijn na beëindiging.
• Opslag boven 100 MB op het gratis plan: verwijderd 30 dagen na melding, met wekelijkse herinneringen.
• Bewijsgegevens: even lang als het bijbehorende document.
• Accountgegevens: tot 30 dagen na het sluiten van het account, behalve gegevens met een wettelijke bewaarplicht (facturen 7 jaar).

Bijlage 2. Beveiligingsmaatregelen

Versleuteling

• Documenten worden in de applicatie versleuteld voordat ze naar de opslag gaan. De sleutel staat niet bij de opslag.
• Al het verkeer verloopt via TLS (HTTPS).
• Back-ups zijn versleuteld.

Integriteit en bewijs

• Elk getekend document krijgt een elektronisch zegel in PAdES-formaat en een tijdstempel (RFC 3161). Een latere wijziging is daardoor aantoonbaar.
• De sleutel van het zegel staat bij een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener in een beveiligd apparaat (gepland: Digidentity). Alleen een hashwaarde van het document wordt daarheen gestuurd.
• Ondertekenaars bevestigen met een eenmalige code per e-mail.

Toegang

• Toegang tot systemen en gegevens alleen voor wie dat nodig heeft (need to know).
• Inloggen voor gebruikers via een eenmalige link per e-mail; geen wachtwoorden opgeslagen.
• Beheertoegang tot servers alleen via SSH-sleutels.
• Toegang tot persoonsgegevens wordt gelogd.

Hosting en beschikbaarheid

• Servers en opslag bij Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Duitsland (EU).
• Dagelijkse back-ups. [TE BEVESTIGEN: frequentie en bewaartermijn]
• Monitoring op beschikbaarheid en foutmeldingen.
• Firewall met alleen de noodzakelijke poorten open.

Organisatie

• Geheimhouding voor iedereen met toegang.
• Wijzigingen in de software worden door een tweede persoon beoordeeld voordat ze live gaan.
• Een procedure voor het melden en afhandelen van datalekken.

Bijlage 3. Subverwerkers

De software voor het zegelen (EU DSS, open source van de Europese Commissie) draait op de eigen servers van Verwerker en is geen subverwerker.

Foutmeldingen van de software verwerkt Verwerker met de open-source software Bugsink, ook op de eigen servers van Verwerker. Dat is geen subverwerker. Foutmeldingen worden na 30 dagen automatisch verwijderd.